A focused project built around practical decisions and constraints.
El ayuntamiento necesitaba un sistema para coordinar las solicitudes de poda y tala de árboles en los parques públicos durante las temporadas de mayor actividad. El proceso anterior dependía de correos electrónicos y hojas de cálculo, lo que generaba retrasos y conflictos de agenda. El objetivo era reducir el tiempo de respuesta y evitar la duplicación de reservas.
Se optó por un flujo de trabajo estacional, dividiendo el año en cuatro ventanas de reserva: primavera, verano, otoño e invierno. Cada ventana se abre 45 días antes del inicio de la temporada y se cierra 15 días después de comenzada. Esto permite a los equipos de campo planificar con antelación y ajustar las rutas según la carga de trabajo real. La decisión clave fue limitar el número de solicitudes por ventana a 12 proyectos, para garantizar que cada intervención reciba la atención necesaria.
Se desarrolló un formulario web que recoge la ubicación exacta del árbol, la especie, el tipo de intervención (poda, tala, trasplante) y una foto del estado actual. Cada solicitud se asigna automáticamente a un técnico según su zona y disponibilidad. El sistema envía confirmaciones por correo electrónico y recordatorios 7 días antes de la fecha programada. Durante el primer trimestre de uso, se procesaron 34 solicitudes sin conflictos de agenda.
El tiempo medio entre la solicitud y la confirmación pasó de 6 días a 2 días. La tasa de cancelaciones de última hora se redujo un 40% gracias a los recordatorios automáticos. Los técnicos reportaron una mejora en la planificación semanal, ya que pueden ver el calendario de intervenciones con dos meses de antelación. El sistema también generó un registro histórico que permite analizar la frecuencia de poda por especie y zona.